Moduł w zastosowaniu vansellingowym to usprawnienie pracy przedstawicieli handlowych-kierowców prowadzących sprzedaż bezpośrednio z samochodu wraz z wystawianiem dokumentów sprzedaży (faktury VAT) i rejestrowania pobranych należności (KP). Po porannej synchronizacji z Centralnym Systemem finansowo-księgowym działającym w firmie kierowca wyrusza w teren z Palmtopem, na którym ma podgląd
W trakcie dnia, załączona do kompletu drukarka igłowa wyposażona w konektor podczerwieni umożliwia wydrukowanie bezpośrednio u Klienta wszystkich dokumentów związanych ze sprzedażą. Po powrocie do firmy wszystkie wystawione dokumenty w ciągu dnia pracy kierowcy zostają automatycznie wprowadzone do sytemu transakcyjnego. Transmisja odbywa się każdorazowo przy wykorzystaniu podstawki komunikacyjnej znajdującej się w standardowym wyposażeniu Palmtopów. Dzięki nowej funkcjonalności naszego programu zrealizowaliśmy projekt vansellingu z zdalnym zrzutem danych przy wykorzystaniu telefonów z funkcja GPRS.

Moduł w zastosowaniu presellingowym to usprawnienie pracy Przedstawicieli Handlowych zajmujących się zbieraniem zamówień w oparciu o aktualne stany wszystkich towarów występujących w magazynie głównym w Centrali Firmy.

W rezultacie wdrożenia kadra menedżerska będzie w ciągłym kontakcie z rozproszonym działem handlowym. Posiadając stały dostęp do aktualnych informacji, łatwiej podejmować właściwe decyzje. Cały system jest prosty w instalacji i administracji. Nie wymaga on specjalistycznej wiedzy informatycznej do jego skonfigurowania i późniejszej obsługi. Zarządzanie firmą staje się bardziej skuteczne.

Automatyzacja procesu eliminuje powstawanie błędów przy wprowadzaniu do centralnego systemu magazynowo-księgowego.

• Oszczędność czasu przy wystawianiu faktur i innych dokumentów.
• Możliwość natychmiastowego rozpoczęcia realizacji zamówienia tuż po przyjęciu go przez przedstawiciela.
• Uzupełnienie dokumentacji papierowej przepływem danych w postaci elektronicznej to minimalizacja błędów jakościowych i ilościowych.
• Bardziej wydajna praca sprzedawcy.
• Eliminacja możliwości nadużyć.
• Lepsze planowanie załadunków.
• Skrócenie czasu rozliczeń w Centrali Firmy.
• Zwiększenie efektywności czasu pracy sprzedawcy.
• Pełna informacja o zadłużeniach, udzielanych kredytach kupieckich- eliminacja nietrafionych kredytów.
• Dzięki stałym połączeniom telefonicznym palmtopów przedstawicieli z centralnym systemem firmy usprawnia proces zbierania zamówień, zdobywanie nowych i utrzymywanie starych kontaktów.
• Zmniejszenie kosztów kadrowych poprzez redukcję zatrudnienia w dziale fakturowania i magazynowym.
• Redukcja kosztów połączeń telefonicznych i faxowych .
• Redukcja kosztów księgowych. Bezbłędne naliczanie podatków, rabatów, promocji .
• Poprawa efektywności pracy magazynu przez eliminacje błędów oraz planowe obniżenie stoków magazynowych.

Synchronizacja poprzez podstawkę komunikacyjną

Podobnie jak w przypadku opisanym powyżej, przy pierwszej porannej synchronizacji PH pobierają do Palmtopa wszystkie niezbędne informacje do pracy w terenie. Dane swoich Klientów, których mają odwiedzić na trasie tego dnia jak również ich aktualne zobowiązania. Dodatkowo wgląd w aktualne stany magazynowe daje zwiększenie efektywności zamówienia. Podgląd warunków handlowych (aktualnych cenników) pozwala przeprowadzić negocjacje handlowe maksymalizując zysk i sprowadzić do minimum ryzyko sprzedaży poniżej ustalonych cen. Przygotowane zamówienia z całego dnia zostają (w czasie synchronizacji poprzez podstawkę komunikacyjną) wprowadzone do systemu transakcyjnego firmy. Automatyzacja procesu zapisu powoduje, że praca działu fakturowania sprowadza się do zatwierdzenia i ewentualnej modyfikacji zamówień bez konieczności uciążliwego przepisywania. Pozwala to zwiększyć wydajność działu fakturowania, co w szczycie sprzedażowym jest nie bez znaczenia, jak również wyeliminować błędy ręcznego fakturowania. Model pracy PH opisany powyżej zakłada dwukrotną transmisje danych w siedzibie firmy. Jest to rozwiązaniem optymalne, które nie rodzi dodatkowych kosztów związanych z zakupem urządzeń do zdalnej transmisji. Zazwyczaj po wstępnym okresie wdrożenia, ustaleniu właściwej dla firmy organizacji i funkcjonalności programu, docelowo proponujemy zastosować zdalną wymianę danych, która pozwoli pracować PH w terenie i być w stałym kontakcie z Centralą.

Zdalna synchronizacja danych poprzez telefon komórkowy z funkcją GPRS

W Centrali Firmy umieszczamy Serwer Komunikacyjny przeznaczony dla modułu akwizycja i vanselling działający w ramach sieci komputerowej Centrali. Na serwerze będzie zainstalowane i uruchomione oprogramowanie PRESELL SERWER odpowiedzialne za zarządzanie wymianą danych pomiędzy modułem i realizujący synchronizację komputerów Palm za pomocą telefonów GSM. Zalecamy połączenie Serwera Komunikacyjnego na stałe z Internetem o możliwie dużej przepustowości. Przedstawiciele handlowi będą wyposażeni w komputery kieszonkowe Palm z oprogramowaniem i telefony komórkowe z funkcją transmisji danych : pakietowa (GPRS). Wymiana danych będzie odbywać się za pośrednictwem telefonu komórkowego (port podczerwieni lub Bluetooth).
Podczas każdego połączenia PH z Centralą oprogramowanie umieszczone na Palmtopie pobiera wszystkie komunikaty, dane kontrahentów, należności, towary, oferty, które uległy zmianie od czasu ostatniego połączenia.
Zgromadzone dane na Palmtopie są także zwrotnie przesyłane do Centrali Firmy, gdzie zostają wykorzystane przez system magazynowo-księgowy. Dane są przesyłane w trybie transakcyjnym, który eliminuje możliwość jakiejkolwiek ich utraty lub przekłamania w warunkach utraconego lub złego połączenia.